Статья 5. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ПРИЕМКА УСЛУГ
5.1.Обмен сторонами юридически значимыми сообщениями и документами в рамках настоящей Оферты может производится двумя способами: 1) по электронной почте, 2) посредством чата Битрикс.24. Обмен электронными документами по электронной почте и посредством чата Битрикс.24 равнозначен обмену бумажными документами, подписанными собственноручной подписью. Электронный документ признается таковым, если представляет собой скан-копию или фотокопию документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью руководителя или уполномоченного им должностного лица Стороны и приложен в качестве вложения в сообщение электронной почты или в чате Битрикс.24.
5.2.Юридически значимым адресом электронной почты Заказчика признается тот, с которого он обратился к Исполнителю за услугой и считается таковым до момента, пока Заказчик прямо не уведомит Исполнителя о его изменении в письменном виде посредством электронной почты или в чате Битрикс.24. Юридически значимым адресом электронной почты Исполнителя является адрес электронной почты ответственного лица, назначаемого Исполнителем для оказания Заказчику услуг по настоящей Оферте, и высылается Заказчику после оплаты счета на оказание услуг. При смене ответственного лица Исполнителя за оказание Заказчику услуг по настоящей Оферте, юридически значимый адрес электронной почты Исполнителя считается измененным на адрес электронной почты такого нового ответственного лица Исполнителя с даты его назначения.
5.3.Чат Битрикс.24 является юридически значимым каналом связи наравне с электронной почтой. Приглашение в чат Битрикс.24 высылается Заказчику на его адрес электронной почты после оплаты счета на оказание услуг.
5.4.Заказчик подключается к системе Битрикс24. Все коммуникации осуществляются в созданном чате Битрикс.24. В данном чате Заказчик может обращаться к Руководителю проектов, Ведущему бухгалтеру, IT специалисту (по вопросам подключения к 1С, Битрикс.24, кроме обучения работы в 1С), службе внутреннего контроля и руководству Исполнителя. Размещать вопросы возможно в любое время. Прием, обработка обращений и подготовка ответа на Обращение производится в течении 24 часов.
5.5.Каждая Сторона самостоятельно обеспечивает безопасность доступа к электронной почте и чату Битрикс.24. Письма и сообщения, отправленные электронной почтой или посредством чата Битрикс.24 считаются безусловно отправленными соответствующей Стороной. Иные мессенджеры не являются юридически значимыми каналами связи и не создают для Сторон безусловных обязательств. Устные распоряжения или распоряжения в других каналах коммуникации, кроме электронной почты и чата Битрикс.24 не создают перед Исполнителем обязанностей по их исполнению. Если имеются противоречия между распоряжением, поступившим по электронной почте и в чат Битрикс.24, такое распоряжение не принимается к исполнению.
5.6.Перед началом бухгалтерского обслуживания Заказчик предоставляет Исполнителю копии документов в действующей на дату предоставления редакции:
- учетная политика для целей бухгалтерского учета, учетная политика для целей налогового учета;
- бухгалтерская отчетность и налоговые декларации (с отметками о сдаче в ИФНС) за предыдущий налоговый отчетный период;
- бухгалтерская база (электронная форма);
- иные документы, запрошенные Исполнителем.
5.7. Заказчик подключается к Диску в личном кабинете Заказчика программы Битрикс.24. Все документы сканируются Заказчиком с обязательным указанием в наименовании файла, наименование (допускаются аббревиатуры и сокращения), дата документа и прикрепляется Заказчиком на данном Диске, в папке с указанием в наименовании "К обработке". Авансовые отчеты сканируются с приложениями - подтверждениями всех понесенных расходов.
5.8. Ответственные лица со стороны Исполнителя контролируют качество и полноту предоставляемых документов. В случае, если первичные документы не раскрывают или раскрывают не в полном объеме информацию, требуемую для оказания услуг, ответственное лицо Исполнителя инициирует запрос на пояснения в чате Битрикс.24, при этом срок обработки документов, пролонгируется до даты получения пояснений. Полученные документы обрабатываются Исполнителем в соответствии с перечнем обязательных к заполнению полей электронного документа, а также специфики отражения на счетах бухгалтерского и аналитического учета, полученного от Заказчика и сроки, согласно, с учетом отсрочки на получение пояснений.
5.9.Все кадровые документы и документы по расчету заработной платы загружаются на Диск Исполнителем заблаговременно: по приему сотрудника – в день приема заявления о приеме со всеми документами для личного дела работника; по увольнению – в день предоставления заявления об увольнении самим работником, кадровые переводы – в день получения письменного оповещения от работника или иных ответственных лиц.
5.10.Исполнитель при ведении бухгалтерского учета не составляет и не восстанавливает первичные документы по операциям Заказчика. Заказчик самостоятельно, при необходимости восстанавливает, и представляет первичные документы, соответствующие требованиям законодательства, Исполнителю для учета. Восстановление учета Исполнителем, подача уточненной отчетности, внесение первичной документации, составленной до начала периода бухгалтерского обслуживания в бухгалтерскую программу 1С, оплачиваются Заказчиком отдельно от выбранного им Тарифа на основании соответствующего счета, выставленного Исполнителем.
5.11.В случае, если в процессе оказания услуг Исполнитель выявит явные нарушения порядка ведения бухгалтерского и/или налогового учета (кредитовые остатки по активным счетам, реализация не принимавшегося на учет товара и т.п.) в периоды, предшествующие дате акцепта Заказчиком настоящей Оферты, и такие нарушения препятствуют оказанию Исполнителем качественных услуг, то Исполнитель информирует в письменном виде о таких нарушениях Заказчика по электронной почте или посредством чата Битрикс.24. Услуги по устранению выявленных нарушений (по восстановлению бухгалтерского учета, сдаче уточненной отчетности, внесению первичной документации в базу 1С за период до даты принятия Исполнителем остатков и т.д.) оплачиваются Заказчиком отдельно от выбранного им Тарифа на основании соответствующего счета, выставленного Исполнителем.
5.12.В случае предоставления Заказчиком для обработки Исполнителю ненадлежащим образом оформленных документов, либо документов, не соответствующих требованиям действующего законодательства РФ, Исполнитель сообщает об этом посредством электронной почты или в чате Битрикс.24.
5.13.Исполнитель составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность и/или показатели отчетности и суммы налогов, и/или расчет суммы налогов, подлежащих оплате в контролирующие органы за отчетный (налоговый) период, и передает на согласование Заказчику посредством электронной почты или в чате Битрикс.24. В случае если Заказчик не направляет Исполнителю замечания по бухгалтерской и налоговой отчетности и/или показателям отчетности и суммам налогов и/или расчету суммы налогов, подлежащих оплате в контролирующие органы за отчетный (налоговый) период, в течении 2 (Двух) дней с момента их получения, показатели отчетности и суммы по начисленным налогам и сборам считаются верными, и Исполнитель вправе отправить отчетность в контролирующие органы, если такая обязанность Исполнителя предусмотрена выбранным и оплаченным Тарифом. В случае предоставления Заказчиком неполных данных, не предоставления документов, нарушения сроков предоставления документов Исполнитель не несет ответственности за достоверность отчетности.
5.14.Все отчеты отправляются только через телекоммуникационные каналы связи (ТКС). В случае отсутствия оплаты Исполнителю услуги Сервиса по сдаче отчетности или не оплаты продления на следующий год, отчетность отправляется на электронную почту Заказчика или в чат Битрикс.24.
5.15.Моментом исполнения обязательств Исполнителя по предоставлению письменной консультации считается дата направления ответа по электронной почте и/или в чат Битрикс.24.
5.16.В случае прекращения договора, выгрузка электронной базы данных (1С Бухгалтерия) за весь период обслуживания, производится на платной основе в соответствии с Тарифами Исполнителя.
5.17.По окончании каждого расчетного месяца Исполнитель, составляет и направляет Акт об оказанных услугах Заказчику на электронную почту или посредством чата Битрикс.24. Акт считается подписанным простой электронной подписью Исполнителя. В течении 3 (Трех) рабочих дней с момента получения Акта об оказанных услугах Заказчик имеет право предъявить Исполнителю замечания по нему. В случае мотивированного (письменного) отказа Заказчика от принятия услуг, направленного им Исполнителю на электронную почту или посредством чата Битрикс.24, Стороны составляют двусторонний акт с перечнем необходимых корректировок и сроками их устранения. В случае отсутствия замечаний у Заказчика на четвертый рабочий день после направления Акта Исполнителем, услуги считаются оказанными надлежащим образом, а Акт, подписанный одним Исполнителем, считается принятым Заказчиком без претензий и вступает в силу.
Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
6.1. Исполнитель не несет ответственность за принятые Заказчиком решения, за нарушение Заказчиком всех сроков, установленных законодательством РФ (например, несвоевременное предоставление Заказчиком отчетности в государственные органы и др.), а также за убытки и/или санкции, которые могут возникнуть или быть наложены на Заказчика вследствие принятия Заказчиком тех или иных решений или нарушения сроков.
6.2. Исполнитель освобождается от ответственности, если она вызвана или явилась следствием несоблюдения Заказчиком требований Федерального закона "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ.
6.3. В случае оплаты Заказчиком Тарифа, предусматривающего наличия у Исполнителя доступа в личный кабинет Заказчика в ЦБ РФ и/или СРО, Заказчик обязан предоставить Исполнителю логин и пароль от такого личного кабинета и установить в нем электронную почту Исполнителя для получения уведомлений/писем и иных документов от ЦБ РФ и/или СРО, направляемых в адрес Заказчика. В случае смены Заказчиком логина и/или пароля и/или адреса электронной почты в личном кабинете в ЦБ РФ и/или СРО, с даты внесения таких изменений в личный кабинет Заказчик несет полную ответственность за все штрафные санкции, предъявленные ему, за непредставление и/или несвоевременное представление им отчетности, пояснений, ответов на запросы и иных документов в ЦБ РФ и/или СРО.
6.4. В случае нахождения информационной базы учета 1С на сервере Заказчика, Заказчик обязан предоставить Исполнителю два доступа к удаленному рабочему столу такого сервера по протоколу RDP (Remote Desktop Protocol). В случае не предоставления Заказчиком указанных доступов, Заказчик несет полную ответственность за все штрафные санкции, предъявленные ему уполномоченными органами власти и управления, в связи с непредставлением и/или несвоевременным представлением отчетности.
6.5. В случае ненадлежащего исполнения Заказчиком платежных условий Исполнитель в одностороннем порядке имеет право: приостановить оказание услуг и/или отказаться от оказания услуг и/или требовать увеличения стоимости оказываемых услуг, и/или начислять пени в размере 0,5% от несвоевременно оплаченной суммы за каждый календарный день просрочки и/или удерживать результат оказанных услуг, а также документы и находящиеся у Исполнителя, до момента надлежащего исполнения Заказчиком соответствующих платежных условий Оферты.
6.6. Исполнитель не несет ответственность:
- за выводы, сделанные на основании документов и информации, содержащих недостоверные и/или неполные сведения, в т. ч. за любые действия по ведению бухгалтерского и налогового учета, сдаче отчетности, проводимые Заказчиком без участия Исполнителя;
- за штрафные санкции, выставленные Заказчику уполномоченными органами власти и управления, в случае несвоевременного представления Исполнителю Заказчиком первичной учетной документации и иных сведений, оказывающих влияние на правильность ведения учета и исчисления налогов, а также на своевременность представления отчетности;
- за штрафные санкции, выставленные Заказчику уполномоченными органами власти и управления, в случае представления Исполнителю Заказчиком первичной учетной документации и иных сведений, содержащих недостоверные и/или неполные сведения;
- за последствия, наступившие в результате несвоевременного согласования Заказчиком отчетности, подготовленной Исполнителем для представления в государственные органы;
- за результаты финансово-хозяйственной деятельности Заказчика и по гражданско-правовым требованиям третьих лиц, связанным с финансово-хозяйственной деятельностью Заказчика;
- за последствия, наступившие в результате несвоевременной сдачи налоговой или бухгалтерской отчетности, деклараций и уведомлений в контролирующие органы, в связи с несвоевременной оплатой услуг Исполнителя Заказчиком, либо в связи с несвоевременным предоставлением документов Заказчиком Исполнителю;
- за фактическое исполнение или неисполнение Заказчиком обязанностей по уплате налогов и сборов;
- за последствия административных правонарушений, совершенных должностными лицами Заказчика, в том числе, таких как наличные расчеты с превышением установленных лимитов, нарушения порядка ведения кассовых операций и др.;
- в случае самостоятельного принятия Заказчиком к исполнению документов по осуществлению хозяйственных операций, по которым между Заказчиком и Исполнителем возникли разногласия и/или совершенных без уведомления Исполнителя, равно как и без согласования и подписания им необходимых документов по таким операциям;
- за иные обстоятельства и причины, находящиеся вне контроля Исполнителя, в т. ч. вызванные изменениями законодательства после сдачи бухгалтерской отчетности, а также, когда акты, вносящие изменения в законодательство, опубликованы после сдачи бухгалтерской отчетности, но вступают в силу на дату, предшествующую ее сдаче в контролирующие органы.
6.7. В случае предоставления Заказчиком первичных документов, оформленных с нарушениями, содержащих неполную, противоречивую или недостоверную информацию или не предоставления первичных документов по хозяйственным операциям, в связи с чем, по мнению Исполнителя, учет таких документов и операций при ведении бухгалтерского, налогового учета и составлении отчетности недопустим, Исполнитель письменно уведомляет об этом Заказчика с выражением своего обоснованного мнения посредством электронной почты или в чате Битрикс.24.
6.8. В случае если Заказчик предоставил документы (информацию, исходные условия, критерии и т.д.) не в полном объеме, либо заменил ранее предоставленную документацию (информацию), либо просрочил срок ее предоставления, стоимость услуг Исполнителя увеличивается на 30% от стоимости услуг за месяц.
6.9. В случае двукратного нарушения Заказчиком обязательств по Оферте, в том числе по оплате услуг Исполнителя, Исполнитель в одностороннем порядке имеет право: приостановить оказание услуг и/или отказаться от оказания услуг, и/или требовать увеличения стоимости оказываемых услуг, и/или удерживать результат оказанных услуг, а также документы, находящиеся у Исполнителя, до момента надлежащего исполнения Заказчиком соответствующих условий договора.
6.10. В случае если в процессе оказания услуг Исполнителем к Заказчику будут предъявлены какие-либо санкции уполномоченными государственными органами власти и управления, в результате чего Заказчику будет причинен ущерб, документально подтверждённый последним, Исполнитель обязуется возместить ущерб Заказчика, если в результате анализа Исполнителя будет установлена ошибка (упущение) Исполнителя и причинно-следственная связь между действиями (бездействием) Исполнителя и предъявленными к Заказчику санкциями.
6.11. Заказчик обязуется в течение срока действия настоящей Оферты, а также в течение двух лет с момента ее расторжения / прекращении действия:
- не выступать инициатором предложений по трудоустройству к нему сотрудника(ов) Исполнителя и/или привлеченного(ых) Исполнителем специалиста(ов) для оказания Заказчику услуг по настоящей Оферте, в том числе через третьих лиц и рекрутинговые агентства; и
- информировать о случаях обращения к нему сотрудника(ов) Исполнителя и/или привлеченного(ых) Исполнителем специалиста(ов) для оказания Заказчику услуг по настоящей Оферте по вопросу их трудоустройства; и/или
- информировать о случаях обращения к нему сотрудника(ов) Исполнителя и/или привлеченного(ых) Исполнителем специалиста(ов) для оказания Заказчику услуг по настоящей Оферте с предложением оказать Заказчику услуги (выполнить работы), приводящие к возникновению конфликта интересов, либо которые (услуги или работы) могут быть оказаны Исполнителем и являются его обычным видом деятельности; а также
- не заключать договор(ы) гражданско-правового характера на оказание услуг или выполнение работ, указанных в предыдущем абзаце, с сотрудником(ами) Исполнителя и/или привлеченным(и) Исполнителем специалистом(ами) для оказания Заказчику услуг по настоящей Оферте.
6.12. В случае нарушения обязательства, указанного в п. 6.11. настоящей Оферты, Заказчик обязан по требованию Исполнителя уплатить неустойку в размере 1 000 000 (один миллион) рублей, а также компенсировать Исполнителю понесённые убытки, в части не покрытой неустойкой. При этом ограничение ответственности не применяется.
6.13. Все споры и разногласия между Сторонами, возникающие по настоящей Оферте, разрешаются Сторонами путем переговоров. В случае не урегулирования споров и разногласий путем переговоров заинтересованная Сторона направляет противоположной Стороне претензию с содержанием требований.
6.14. Если Стороны не могут прийти к соглашению в течение 10 (Десяти) календарных дней со дня направления претензии, или одна из Сторон уклоняется от участия в переговорах и не дает ответа на претензию, то разногласия решаются в Арбитражном суде г. Москвы. Соблюдение претензионного порядка, до передачи дел в Суд, является обязательным условием для всех Сторон настоящей Оферты.